Jak w Excelu zrobić dobry raport ? Cz.2 - Przygotowanie danych

Microsoft Excel ma swoje ograniczenia, ale w rękach doświadczonego użytkownika jest bardzo użytecznym i dość potężnym narzędziem. Najistotniejszym ograniczeniem są umiejętności użytkownika, który korzysta z aplikacji. W celu otrzymania oczekiwanych rezultatów pracy z danymi polegającej na opracowaniu raportów, analiz oraz prognoz należy pamiętać, że najważniejsze jest przygotowanie danych do analizy. Jakość otrzymanych wyników będzie tak dobra, jak jakość danych na podstawie, których robimy analizy.

Bardzo ważne dla jakości wnioskowania i pracochłonności opracowania danych jest zapewnienie czystości danych. Na etapie opracowania danych nie możemy nic zrobić dla zapewnienia prawidłowości ich zbierania. Zaczynając pracę z danami należy mieć świadomość jak dane były wprowadzane. Idealnie jest gdy dane tekstowe wprowadzano wybierając je z listy (słownika), a dane liczbowe obliczono w pełni automatycznie.

Problem z czystością danych i ich późniejszym przetwarzaniem jest wtedy, gdy były one wpisywane ręcznie do aplikacji, z której zostały wyeksportowane lub bezpośrednio do arkusza, szczególnie gdy robiło to wielu różnych użytkowników. Wówczas często mamy do czynienia z błędami typu literówki i niekonsekwencja w stosowaniu skrótów, polskich znaków, znaków interpunkcyjnych oraz stosowaniu formatów liczb.

Żeby ograniczyć problemy z tym związane proponuję wykonać kilka prostych czynności, które zawrzeć można w dwóch punktach:

1. Sprawdzić dane - można przejrzeć dane stosując w tym celu FILTROWANIE i SORTOWANIE lub AUTOFORMATOWANIE. W przypadku danych tekstowych szukamy podobnych wartości (najłatwiej przy pomocy sortowania). W przypadku danych liczbowych trzeba sprawdzić skrajne wartości i czy mieszczą się "w granicach rozsądku" - można użyć filtrowania, sortowania, autoformatowania, funkcji MIN i MAX, albo tabel przestawnych lub wykresów. Poprawność sformatowania danych liczbowych można łatwo sprawdzić przy pomocy prostych formuł ILE.LICZB oraz CZY.LICZBA.

2. Przeczyścić dane - można zacząć od ujednolicenia pisowni (np. stosujemy polskie znaki lub nie), warto też pozbyć się zbędnych znaków (np. zbędnych spacji i myślników) oraz ujednolicić stosowane skróty. W tym celu osobiście najczęściej wykorzystuję  funkcję "USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY" aby pozbyć się nadmiarowych spacji i skrótem klawiaturowym CTRL+H uruchamiam ZNAJDŹ I ZAMIEŃ, aby ujednolicić pisownię. Na tej samej zasadzie można usunąć błędy w danych liczbowych. Bardzo ważne jest, żeby wszystkie dane liczbowe, były przechowywane przez excela jako liczby (w formacie liczbowym) - dlatego w razie potrzeby konieczne jest przekonwertowanie danych na wartości liczbowe.

Szczegółowy opis wymienionych funkcji oraz  sposby zapobiegania błędnym wpisom w kolejnych odcinkach.