Jak w Excelu zrobić dobry raport ? Cz.1 - O jakości danych

Załóżmy jedną z typowych sytuacji w pracy.

Masz do sporządzenia pilny raport. Wyciągasz sobie dane z Hurtowni Danych przez Business Objects lub uruchamiasz "odpowiednie query" w "odpowiedniej aplikacji".

Po minucie, kilkunastu lub kilkudziesięciu (w zależności od liczby danych i szybkości działania aplikacji) masz to co potrzebujesz. Jesteś w euforii, bo zaraz zastosujesz poznane formuły, a może nawet makra i policzysz co przełożony zlecił.

Przystępujesz do pracy z danymi. Liczysz sobie sumy, średnie, mediany, odchylenia. Robisz sortowanie, filtrowanie, wykresy z liniami trendu, tabele przestawne. Wszystko super.

Z poczuciem dumy i dobrze spełnionego obowiązku przesyłasz wyniki ciężkiej i kreatywnej pracy przełożonemu, który dziękuje zadowolony z efektów drogiego szkolenia, które Ci opłacił.

Za jakiś czas przełożony dzwoni, pisze lub przychodzi z pytaniami. Wkrótce okazuje się, że z tego co dostał od Ciebie wychodzą jakieś bzdury.

Co się dzieje dalej zależy od temperamentu przełożonego i sytuacji w jakiej go postawiliśmy (jak bardzo źle jest).

Co za pech - akurat masz wkrótce umówioną rozmowę z szefem (chcesz podwyżki lub awansu, a najlepiej jednego i drugiego).

Kiedy zdenerwowani przeglądasz wyniki pracy to w końcu znajdujesz przyczynę.

Nagle sobie uzmysławiasz, że dane źródłowe były wprowadzane do aplikacji ręcznie albo importowane z jakichś innych aplikacji, gdzie wprowadzane są "z ręki".

Okazuje się, że to przecież nie nasza wina - to dane były zaśmiecone! Raz jest doktor, a innym razem doctor. Innym razem ktoś używał skrótu, tylko czasem stawiając za nim kropkę itd. Raz używają polskich znaków, a raz nie.

To tamci są winni! Teraz pozostaje tylko wytłumaczyć się szefowi. Oddychasz z ulgą.

To jednak okazuje się trudne, bo szef uważa Cię za specjalistę od takich spraw, któremu można ufać, który powinien wiedzieć, że...

I ma rację.

Dlatego pierwszą rzeczą jaką zrobisz następnym razem będzie zapewnienie, że analizy robisz na danych odpowiedniej jakości, bo podstawą dobrego raportu są dobre dane.

Dlatego zanim się zabierzesz za analizę danych, obliczenia, wykresy, filtrowanie i tabele przestawne trzeba odpowiednio sprawdzić i w razie czego przygotować dane tj. usunąć zbędne spacje, usunąć dublony, sformatować odpowiednio liczby, załatwić kwestię polskich znaków, pozbyć się klonów, sprawdzić literówki i skrajne wartości znacznie odstające od reszty.

O tym jak to zrobić szybko i dobrze będę pisać w kolejnych odcinkach.