Jak w Excelu zrobić dobry raport ? Cz.1 - O jakości danych

Załóżmy jedną z typowych sytuacji w pracy.

Masz do sporządzenia pilny raport. Wyciągasz sobie dane z Hurtowni Danych przez Business Objects lub uruchamiasz "odpowiednie query" w "odpowiedniej aplikacji".

Po minucie, kilkunastu lub kilkudziesięciu (w zależności od liczby danych i szybkości działania aplikacji) masz to co potrzebujesz. Jesteś w euforii, bo zaraz zastosujesz poznane formuły, a może nawet makra i policzysz co przełożony zlecił.

Przystępujesz do pracy z danymi. Liczysz sobie sumy, średnie, mediany, odchylenia. Robisz sortowanie, filtrowanie, wykresy z liniami trendu, tabele przestawne. Wszystko super.

Z poczuciem dumy i dobrze spełnionego obowiązku przesyłasz wyniki ciężkiej i kreatywnej pracy przełożonemu, który dziękuje zadowolony z efektów drogiego szkolenia, które Ci opłacił.

Za jakiś czas przełożony dzwoni, pisze lub przychodzi z pytaniami. Wkrótce okazuje się, że z tego co dostał od Ciebie wychodzą jakieś bzdury.

Co się dzieje dalej zależy od temperamentu przełożonego i sytuacji w jakiej go postawiliśmy (jak bardzo źle jest).

Co za pech - akurat masz wkrótce umówioną rozmowę z szefem (chcesz podwyżki lub awansu, a najlepiej jednego i drugiego).

Kiedy zdenerwowani przeglądasz wyniki pracy to w końcu znajdujesz przyczynę.

Nagle sobie uzmysławiasz, że dane źródłowe były wprowadzane do aplikacji ręcznie albo importowane z jakichś innych aplikacji, gdzie wprowadzane są "z ręki".

Okazuje się, że to przecież nie nasza wina - to dane były zaśmiecone! Raz jest doktor, a innym razem doctor. Innym razem ktoś używał skrótu, tylko czasem stawiając za nim kropkę itd. Raz używają polskich znaków, a raz nie.

To tamci są winni! Teraz pozostaje tylko wytłumaczyć się szefowi. Oddychasz z ulgą.

To jednak okazuje się trudne, bo szef uważa Cię za specjalistę od takich spraw, któremu można ufać, który powinien wiedzieć, że...

I ma rację.

Dlatego pierwszą rzeczą jaką zrobisz następnym razem będzie zapewnienie, że analizy robisz na danych odpowiedniej jakości, bo podstawą dobrego raportu są dobre dane.

Dlatego zanim się zabierzesz za analizę danych, obliczenia, wykresy, filtrowanie i tabele przestawne trzeba odpowiednio sprawdzić i w razie czego przygotować dane tj. usunąć zbędne spacje, usunąć dublony, sformatować odpowiednio liczby, załatwić kwestię polskich znaków, pozbyć się klonów, sprawdzić literówki i skrajne wartości znacznie odstające od reszty.

O tym jak to zrobić szybko i dobrze będę pisać w kolejnych odcinkach.

Organizer 2010 do pobrania i wydruku

Zgodnie z obietnicami załączam link do organizera.

Można go za darmo pobrać i wydrukować na własny użytek.
Plik jest chroniony przed zmianami i edycją.

Jeśli będą problemy z pobraniem lub otwarciem pliku proszę o informację w komentarzu.

Pobierz Organizer 2010

Wykorzystaj w pełni klawiaturę cz.2

Czas na drugi odcinek z serii na temat wykorzystania klawiatury.

Na początek wrócimy do klawisza [CTRL].

3. Klawisz Control [CTRL] - ciąg dalszy

Jak napisałem poprzednio bardzo ułatwia pracę wykorzystanie różnych funkcji klawisza [CTRL]. Jedną z nich jest "wzmacnianie" funkcji innych klawiszy.

Kółko myszy + [CTRL] - to bardzo wygodne połączenie pozwalające płynnie i bardzo dynamicznie przybliżać i oddalać obraz dzięki czemu wygodnie można dostosować powiększenie. To połączenie działa też w innych aplikacjach pakietu Ms Office oraz w Internet Explorerze (możliwe, że też innych od MS).

Strzałki + [CTRL] - polecam jeśli jeśli chcesz się znacznie szybciej poruszać po naprawdę dużych tabelach i nie bawić się w kręcenie kółkiem myszy lub jeżdżenie wskaźnikiem do paska przewijania.

Wciskając [GÓRA] + [CTRL] przesuniemy zaznaczenie komórki do pierwszej w kolumnie komórki w obrębie ciągłej serii komórek - dla jasności przykład.

Jeśli będziemy mieli zaznaczoną komórkę pustą od adresie B13 i wciśniemy [GÓRA] + [CTRL] to przeniesiemy się do B1 (styczeń).

Stojąc w B1 wciskając [DÓŁ] + [CTRL] przeniesiemy się do końca danej serii tj. do komórki B12 (grudzień).

Stojąc w B13 (pusta) i wciskając [DÓŁ] + [CTRL] przeniesiemy się do B14, czyli do początku najbliższej serii. Jeśli stojąc w B14 ponowimy kombinację to przeniesiemy się do końca tej serii tj. do B25 (grudzień).

Analogicznie działa powiązanie z [CTRL] strzałek [LEWO] i [PRAWO]. Różnica polega na tym, że nie poruszamy się wówczas w obrębie zaznaczonej kolumny, a zaznaczonego wiersza.

Plusem tej kombinacji jest jej prostota. Olbrzymia korzyść z jej wykorzystania pojawia się, gdy tabela, z którą pracujesz zawiera wiele ekranów danych i nie wiesz ile ma wierszy/kolumn, a chcesz szybko przejść do początku lub do końca serii. Pozwala też wyłapać puste komórki w obrębie tabeli - jeśli w komórce B8 brakowało by wpisu "sierpień" wówczas wyłapalibyśmy to przy przechodzeniu w dół od początku to końca serii danych ponieważ zaznaczenie przeskoczyłoby do lipca, zamiast do grudnia.

Na marginesie dodam, że skrót ze strzałkami i controlem działa też w innych aplikacjach. Np. przy edycji tekstu w przypadku wykorzystania strzałek poziomych pozwala przeskakiwać kursorem całe wyrazy. W przypadku wykorzystania strzałek pionowych można przeskakiwać całe akapity.

 

 

[Home] + [CTRL]

Sam klawisz [Home] przenosi nas to początku wiersza (w Excelu i innych aplikacjach).

Jeśli połączymy go z [CTRL] to przeniesiemy się do początku arkusza z reguły będzie to komórka A1 (wyjątkiem będzie sytuacja, gdy np. kolumna A będzie ukryta, wówczas przeniesiemy się do B1.

Nie są to jakieś spektakularne efekty, ale bywają bardzo przydatne.

[End] + [CTRL]

Działa analogicznie to powyżej opisanej kombinacji. Z zastrzeżeniem, że w Excelu [End] wciskany samodzielnie nic nie robi - ale np. Wordzie przenosi nas na koniec bieżącego wiersza. Jeśli połączymy go w Excelu z [CTRL] to przeniesie Cię do końca tabeli (ostatniego wiersza w ostatniej kolumnie), np. Wordzie przeniesie nas na koniec dokumentu.

[PgUp] + [CTRL] / [PgDn] + [CTRL]

Page Up/Page Down wykorzystywane w Excelu samodzielnie przenoszą nas o jedną stronę do góry lub do dołu zapamiętując zaznaczenie komórki względem strony. Szczególnie dobrze jest to widoczne, gdy edytujemy arkusz nie w widoku normalnym, a w widoku układ strony.

W połączeniu z klawiszem [CTRL] opisywane przyciski pozwalają w Excelu 2007 przełączać się pomiędzy poszczególnymi Arkuszami skoroszytu zapamiętując położenie zaznaczenia w obrębie arkusza tzn. jeśli mieliśmy zaznaczoną komórkę A1 w Arkuszu1, to po wciśnięciu [PgDn] + [CTRL] zaznaczona zostanie komórka A1 w Arkuszu2. Jeśli zaznaczona byłaby A1 w Arkuszu3 to wciśnięcie [PgUp] + [CTRL] zaznaczona zostanie komórka A1 w Arkuszu2.

Na zakończenie odcinka kilka łatwych, bardzo przydatnych i bardzo często wykorzystywanych skrótów

[CTRL] + [S]

Bardzo prosty, tak ważny, ale ciągle się łapię w pracy, że nie wszystkim znany. Pozwala zapisać plik (uruchamia funkcję Zapisz w Menu "Plik").

[CTRL] + [Z]

Mogę napisać to samo co o poprzednim. Tyle, że funkcja inna - cofnij ostatnią operację.

[CTRL] + [Y]

Funkcja analogiczna do poprzedniej bezpośrednio powyżej opisanej - tylko przeciwna, pozwala ponowić (wykonać jeszcze raz ostatnio wykonaną operację). Szczególnie przydatny skrót, jeśli poprzednio użyta funkcja musi zostać kilka razy powtórzona, a jest trudno dostępna z poziomu interfejsu lub zastosowany poprzednio skrót do jej wywołania jest wyjątkowo karkołomny, albo raczej "palcołomny".

[CTRL] + [C]

Kopiuje zaznaczony obszar - bardzo przydatny skrót. Działa chyba w większości aplikacji.

[CTRL] + [X]

Działa podobnie do powyższego skrótu z tym, że zaznaczone dane są usuwane z miejsca, w którym były wpisane.

[CTRL] + [V]

Wkleja zaznaczone i skopiowane lub wycięte dane do wskazanego miejsca. Jeśli zaznaczymy jedną komórkę, a wklejamy jakąś serię danych lub tabelę (tablicę) to zaznaczona komórka będzie początkową dla wklejanych danych tj. pierwszym wierszem w pierwszej kolumnie.

[CTRL] + [1]

Uruchamia formatowanie komórek dla wskazanego zaznaczeniem zakresu komórek.

Na dziś tyle. Liczę na jakiekolwiek uwagi co do zawartości bądź formy bloga.

P.S. Co do organizera - wymaga poprawek - będzie na weekend :)